Tietosuojaseloste ja talviuinnin turvallisuusasiakirja

Rekisteri- ja tietosuojaseloste: Iisalmen Ladun tapahtumien osallistujarekisteri





1. Rekisterin pitäjä

Iisalmen Latu ry

Keljantie 133

74140 Iisalmi

  

2. Yhteyshenkilöt

Iisalmen Ladun puheenjohtaja Marijennika Korolainen

0400 345 368

jenni.korolainen74@gmail.com


Iisalmen Ladun rahastohoitaja Esko Kääriäinen

0400 672 002

esko.kaariainen@hotmail.com


Iisalmen Ladun sihteeri Ulla Kääriäinen

0400 816 653

ulla.kaariainen@live.fi



3. Rekisterin nimi

Iisalmen Ladun tapahtumien osallistujarekisteri


4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tapahtumien toteuttamisen, tapahtumien kehittämisen, tapahtumista raportoinnin, laskutuksen, perinnän ja muiden tapahtumiin ja toimintaan osallistumiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään Iisalmen Ladun retkille, tapahtumiin ja muuhun toimintaan osallistuvien henkilötietoja. Rekisteriin kerätään tapahtumasta riippuen muun muassa seuraavia tietoja: nimi, sähköposti, puhelinnumero, allergiatiedot ja mahdollisia muita tapahtumaan osallistumiseen tarvittavia tietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tapahtumiin ja muuhun toimintaan osallistujat ilmoittavat itse rekisteriin tallennettavat tiedot ilmoittautumislomakkeella, sähköpostilla tai suullisesti tapahtuman järjestäjälle. Alle 13-vuotiaiden osalta tietojen ilmoittamisesta vastaa huoltaja.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin henkilötietoja käsittelevät tapahtumien järjestäjät sekä tapauskohtaisesti toiminnan järjestämisessä mukana olevat yhteistyökumppanit kuten esimerkiksi paikallisen melontaseuran yhteyshenkilö. Tietoja luovutetaan anonymisoidusti Suomen Ladulle toiminnan seurantaa ja raportointia varten. Majoitustiedot ja allergiatiedot luovutetaan tapahtumakohtaisesti majoitus- ja ravintolapalveluiden tarjoajille. Joissakin tapahtumissa tietoja voidaan luovuttaa retken muille osallistujille esimerkiksi kimppakyytien järjestämistä varten, tästä on maininta retken ilmoittautumistiedoissa.

8. Tietojen siirto EU- ja ETA -maiden ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA -maiden ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja säilytetään tapahtumien järjestäjien tiedostoissa. Tiedostot ovat tietokoneella ja suojattu palomuurilla. Paperilomakkeilla kerätyt tiedot säilytetään omassa kansiossaan tapahtuman järjestäjän kotona ja tapahtumasta riippuen Iisalmen Ladun toimistolla. Arkaluonteiset tiedot hävitetään heti tapahtuman jälkeen, muista tiedoista säilytetään kirjanpitoon ja arkistointiin tarvittavat tiedot.

Kaikkia kerättyjä tietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. 

10. Rekisteröidyn oikeudet tarkistaa ja korjata tietoja sekä oikeus tulla unohdetuksi.

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, muokata tai pyytää poistettavaksi omia tietojaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Tiedot näytetään vain kyseiselle henkilölle tai alle 13-vuotiaan lapsen kohdalla tämän huoltajalle. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen näyttämistä.





________________________________________________________________________________

Rekisteri- ja tietosuojaseloste: Iisalmen Ladun uutiskirjerekisteri





1. Rekisterin pitäjä

Iisalmen Latu ry

Oivakuja 2 A 34

74100 Iisalmi




2. Yhteyshenkilöt

Iisalmen Ladun tiedottaja Sari Mulari

040 7274 554

mularism@gmail.com


⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠

3. Rekisterin nimi

Iisalmen Ladun uutiskirjerekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään Iisalmen Ladun ja yhteistyökumppaneiden tapahtumista tiedottamiseen Iisalmen Ladun jäsenille.

5. Rekisterin tietosisältö 

Rekisterissä on ainoastaan Iisalmen Ladun jäsenten sähköpostiosoitteita. Alkuperäisenä osoitelähteenä on Suomen Ladun jäsenrekisteri.


6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan Suomen Ladun jäsenrekisteristä tai suoraan jäseneltä.


7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.


8. Tietojen siirto EU- ja ETA -maiden ulkopuolelle

Käytämme uutiskirjeen lähettämiseen MailChimp-palvelua, jonka myötä tietoja saatetaan säilyttää EU:n ulkopuolella. Palvelun tietosuojasta tarkemmin: mailchimp.com/legal. MailChimp on sitoutunut suojaamaan rekisterin tietosuoja-asetuksen ja henkilötietolain edellyttämällä tavalla.


9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Kaikkia kerättyjä tietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Rekisteritietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja perehdytettyjä rekisterin käyttämiseksi. Pääsy tietokantaan on rajoitettu käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Käyttöoikeus myönnetään vain salassapitovelvollisille ja rekisterin käyttämiseen perehdytetyille henkilöille, joiden asemaan ja tehtäviin käyttöoikeus liittyy.


10. Rekisteröidyn oikeudet tarkistaa ja korjata tietoja sekä oikeus tulla unohdetuksi.

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, muokata tai pyytää poistettavaksi omia tietojaan. Kukin uutiskirje sisältää linkin, jonka kautta rekisteröity voi muokata tietojaan tai poistaa tietonsa rekisteristä. Rekisteröity voi pyytää tietojen poistamista myös suoraan rekisterinpitäjältä. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen käsittelyä.





TALVIUINTIPAIKAN TURVALLISUUSASIAKIRJA
1. 

Palvelun tarjoaja on Iisalmen Latu ry
Paikka on Pursiseuran rantasauna, Haukinimenkatu 23, 74120 Iisalmi

2. 

Turvallisuusasioista vastaavat
- Seura vastaa siitä, että talviuinti Pursiseuran rannassa on turvallista ja
ylläpito noudattaa kuluttajaturvallisuusviranomaisen ohjeita.
- Iisalmen Pursiseura ry vastaa siitä, että laiturin rakenteet
noudattavat kuluttajaturvallisuusviranomaisen ohjeita.

3. 

Ennakoitavat vaaratilanteet ja niiden mahdolliset seuraukset
- Tunnistettavia vaaroja ovat avannolle johtava polku, portaat ja laituri, jotka voivat olla jäisiä ja silloin on liukastumisvaara
- Yksin uimassa kävijän onnettomuusriski on olemassa
- Avaimen unohtuessa pukuhuoneeseen on paleltumisriski olemassa

4. 

Toimenpiteet vaarojen poistamiseksi
- Avannolle johtava polku puhdistetaan lumesta ja hiekoitetaan tarvittaessa
- Laiturin liukkauden torjuntaa on lisätty, jäät hakataan
- Valaistus rakennukseen ja avannolle pidetään kunnossa
- Varoitus: ’Älä mene yksin avantoon’ ja ’Älä hyppää avantoon’ on laiturilla
- Pelastusrengas on laiturilla
- Lämpömatto on portaalla
- Uppopumppujen suuntaus osoitetaan avannon reunoille
- Uppopumpun toiminnan ajastusta säädetään lämpötilojen muuttuessa

5. 

Ohjeet kohdan 3 mukaan ennakoituja onnettomuus-, vaara- ja vahinkotilanteita varten
- Ilmoitustaululla on uimapaikan nimi ja osoite. Samoin avannon ylläpitoa
hoitavien henkilöiden tiedot avun hälyttämiseksi tarvittaessa.
- Pukuhuoneissa on yhteyshenkilöiden tiedot, jotka päivitetään kauden
alkaessa sekä uimapaikan osoite ja hälytystiedot
- Ensiaputarvikkeet ovat penkillä
- Pukuhuoneiden ovissa on huomautus ”Älä unohda avainta”
- Uimavesinäytteiden tulokset laitetaan pukuhuoneiden ilmoitustauluille ja
seuran www-sivuille avantouinti -osioon sihteerin saatua ne

 6. 

Palvelussa käytettävät tilat, rakenteet, välineet, reitit ja niiden huolto
- Rantasauna ja laituri ovat Iisalmen Pursiseura ry:n omistamia
- Lumityöt tehdään mahdollisimman aikaisin aamulla ja tarvittaessa päivän
mittaan
- Lumilapio ja harja ovat saatavilla, uimarit voivat käydessään lämmitellä
lumitöissä
- Pelastusrengas on laiturilla

7. 

Palvelun suurin mahdollinen turvallinen asiakasmäärä eri olosuhteissa sekä palveluun osallistuvien terveydentilaa, fyysistä kuntoa, kokemusta, kielitaitoa ja muita vastaavia seikkoja koskevat vaatimukset
- Kaikki käyttäjät ovat suomalaisia, joten kieliongelmaa ei ole ollut. Käyttäjät kuittaavat pukuhuoneen avaimen Ulla Kääriäiseltä, jolloin kielitaito ilmenee
- Avantouinnin ohjeistus kerrotaan uudelle käyttäjälle avaimen luovutuksen
yhteydessä ja kehotetaan menemään toisen uimarin kanssa yhdessä
- Varoitetaan: ’Älä mene yksin avantoon’ kyltillä
- Päihteiden käyttöä ei ole kielletty erillisillä kylteillä, koska kyseessä
urheiluseuran toiminta eikä toiminnassamme käytettä päihteitä, tarvittaessa kielto lisätään

8. 

Palvelun vaikutuspiirissä olevien muiden kuin asiakkaiden turvallisuuden varmistamiseksi tarpeelliset toimenpiteet
- Talkoo- ja talviuintitoimikunta yhdessä ylläpitävät
- Avanto on kierretty lippusiimalla heti jäiden kestäessä riittävän kaukaa ja

9. 

Miten erilaiset onnettomuus-, vaara- ja vahinkotilanteet kirjataan ja miten näin kerättyä tietoa käytetään hyväksi turvallisuustoiminnan kehittämisessä
- Vahinkotilanteista pyydetään ilmoittamaan heti avantouintitoimikunnan
puheenjohtajalle tai seuran sihteerille. Sihteeri kirjaa kaikki vahingot tiedon
saatuaan seuran turvallisuuspoikkeamiin, jotta pystytään seuraamaan ja
tilastoimaan www- sivuilla tiimihuoneessa
- Korjaavat toimenpiteet tehdään välittömästi

10. 

Menettely kuluttajaturvallisuuslain 8§:ssä säädetyn ilmoitusvelvollisuuden noudattamiseksi
- Vakavia onnettomuuksia ei ole sattunut
- Onnettomuudesta ilmoitetaan avantouintitoimikunnan toimesta seuran
sihteerille ja turvallisuusviranomaiselle. Ne kirjataan seuranturvallisuuspoikkeamiin.

11. 

Miten turvallisuusasiakirjaan ja –suunnitelmaan sisältyvät tiedot saadaan palvelun tarjoamisessa mukana olevien tietoon
- Turvallisuusasiakirja päivitetään syyskauden alkaessa ja
tallennetaan seuran www-sivuille Lajit/talviuinti -osioon sekä
jaetaan talviuintitoimikunnalle ja laitetaan esille pukuhuoneisiin
- Pukuhuoneissa on ennestään nähtävillä Kuluttajan: Turvallinen
talviuintipaikka sekä Turvallisuusohjeita Seuran vastuu ja Käyttäjän vastuu
- ohjeita avantouimareille on pukuhuoneissa ja seuran www-sivuilla
Avantouinti- osiossa