Tietosuojaseloste ja talviuinnin turvallisuusasiakirja
Rekisteri- ja tietosuojaseloste: Iisalmen Ladun tapahtumien osallistujarekisteri
1. Rekisterin pitäjä
Iisalmen Latu ry
Heinuksentie 391
74550 Pörsänmäki
2. Yhteyshenkilöt
Iisalmen Ladun puheenjohtaja Jaana Korhonen
0400 913 227
Iisalmen Ladun rahastohoitaja Esko Kääriäinen
0400 672 002
Iisalmen Ladun talviuinnin avainrekisteri Ulla Kääriäinen
0400 816653
3. Rekisterin nimi
Iisalmen Ladun tapahtumien osallistujarekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tapahtumien toteuttamisen, tapahtumien kehittämisen, tapahtumista raportoinnin, laskutuksen, perinnän ja muiden tapahtumiin ja toimintaan osallistumiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään Iisalmen Ladun retkille, tapahtumiin ja muuhun toimintaan osallistuvien henkilötietoja. Rekisteriin kerätään tapahtumasta riippuen muun muassa seuraavia tietoja: nimi, sähköposti, puhelinnumero, allergiatiedot ja mahdollisia muita tapahtumaan osallistumiseen tarvittavia tietoja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tapahtumiin ja muuhun toimintaan osallistujat ilmoittavat itse rekisteriin tallennettavat tiedot ilmoittautumislomakkeella, sähköpostilla tai suullisesti tapahtuman järjestäjälle. Alle 18-vuotiaiden osalta tietojen ilmoittamisesta vastaa huoltaja.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterin henkilötietoja käsittelevät tapahtumien järjestäjät sekä tapauskohtaisesti toiminnan järjestämisessä mukana olevat yhteistyökumppanit kuten esimerkiksi paikallisen melontaseuran yhteyshenkilö. Tietoja luovutetaan anonymisoidusti Suomen Ladulle toiminnan seurantaa ja raportointia varten. Majoitustiedot ja allergiatiedot luovutetaan tapahtumakohtaisesti majoitus- ja ravintolapalveluiden tarjoajille. Joissakin tapahtumissa tietoja voidaan luovuttaa retken muille osallistujille esimerkiksi kimppakyytien järjestämistä varten, tästä on maininta retken ilmoittautumistiedoissa.
8. Tietojen siirto EU- ja ETA -maiden ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA -maiden ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja säilytetään tapahtumien järjestäjien tiedostoissa. Tiedostot ovat tietokoneella ja suojattu palomuurilla. Paperilomakkeilla kerätyt tiedot säilytetään omassa kansiossaan tapahtuman järjestäjän kotona ja tapahtumasta riippuen Iisalmen Ladun toimistolla. Arkaluonteiset tiedot hävitetään heti tapahtuman jälkeen, muista tiedoista säilytetään kirjanpitoon ja arkistointiin tarvittavat tiedot.
Kaikkia kerättyjä tietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
10. Rekisteröidyn oikeudet tarkistaa ja korjata tietoja sekä oikeus tulla unohdetuksi.
Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, muokata tai pyytää poistettavaksi omia tietojaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Tiedot näytetään vain kyseiselle henkilölle tai alle 18-vuotiaan lapsen kohdalla tämän huoltajalle. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen näyttämistä.
_______________________________________________________________________
Rekisteri- ja tietosuojaseloste: Iisalmen Ladun jäsenkirjerekisteri
1. Rekisterin pitäjä
Iisalmen Latu ry
Heinuksentie 391
74550 Pörsänmäki
2. Yhteyshenkilöt
Iisalmen Ladun tiedottaja Iitu Niskanen
045 329 7727
niskaneniitu@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Iisalmen Ladun jäsenkirjerekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käytetään Iisalmen Ladun ja yhteistyökumppaneiden tapahtumista tiedottamiseen Iisalmen Ladun jäsenille.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä on ainoastaan Iisalmen Ladun jäsenten sähköpostiosoitteita. Alkuperäisenä osoitelähteenä on Suomen Ladun jäsenrekisteri.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan Suomen Ladun jäsenrekisteristä tai suoraan jäseneltä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
8. Tietojen siirto EU- ja ETA -maiden ulkopuolelle
Käytämme uutiskirjeen lähettämiseen MailChimp-palvelua, jonka myötä tietoja saatetaan säilyttää EU:n ulkopuolella. Palvelun tietosuojasta tarkemmin: mailchimp.com/legal. MailChimp on sitoutunut suojaamaan rekisterin tietosuoja-asetuksen ja henkilötietolain edellyttämällä tavalla.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Kaikkia kerättyjä tietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Rekisteritietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja perehdytettyjä rekisterin käyttämiseksi. Pääsy tietokantaan on rajoitettu käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Käyttöoikeus myönnetään vain salassapitovelvollisille ja rekisterin käyttämiseen perehdytetyille henkilöille, joiden asemaan ja tehtäviin käyttöoikeus liittyy.
10. Rekisteröidyn oikeudet tarkistaa ja korjata tietoja sekä oikeus tulla unohdetuksi.
Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, muokata tai pyytää poistettavaksi omia tietojaan. Kukin uutiskirje sisältää linkin, jonka kautta rekisteröity voi muokata tietojaan tai poistaa tietonsa rekisteristä. Rekisteröity voi pyytää tietojen poistamista myös suoraan rekisterinpitäjältä. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen käsittelyä.
TALVIUINTIPAIKAN TURVALLISUUSASIAKIRJA
1. Palvelun tarjoaja
Iisalmen Latu ry
Paikka on Pursiseuran rantasauna, Haukinimenkatu 23, 74120 Iisalmi
2. Turvallisuusasioista vastaavat
- Seura vastaa siitä, että talviuinti Pursiseuran rannalla on turvallista ja ylläpito noudattaa kuluttajaturvallisuusviranomaisen ohjeita.
- Iisalmen Pursiseura ry vastaa siitä, että laiturin rakenteet noudattavat kuluttajaturvallisuusviranomaisen ohjeita.
3. Ennakoitavat vaaratilanteet ja niiden mahdolliset seuraukset
- Tunnistettavia vaaroja ovat avannolle johtava polku, portaat ja laituri, jotka voivat olla jäisiä ja silloin on liukastumisvaara
- Yksin uimassa kävijän onnettomuusriski on olemassa
- Avaimen unohtuessa pukuhuoneeseen on paleltumisriski olemassa
4. Toimenpiteet vaarojen poistamiseksi
- Avannolle johtava polku puhdistetaan lumesta ja hiekoitetaan tarvittaessa
- Laiturin liukkauden torjuntaa on lisätty, jäät hakataan
- Valaistus rakennukseen ja avannolle pidetään kunnossa
- Varoitus: ’Älä hyppää avantoon’. Veden syvyys on 1,7-2 metriä
- Pelastusrengas on laiturilla
- Lämpömatto on portaalla
- Avanto pidetään sulana pohjaan sijoitetuilla pumpuilla
5. Ohjeet kohdan 3 mukaan ennakoituja onnettomuus-, vaara- ja vahinkotilanteita varten
- Ilmoitustaululla on uimapaikan nimi ja osoite. Samoin avannon ylläpitoa hoitavien henkilöiden tiedot avun hälyttämiseksi tarvittaessa.
- Ensiaputarvikkeet ovat eteisen seinällä
- Pukuhuoneiden ovissa on huomautus ”Älä unohda avainta”
- Uimavesinäytteiden tulokset laitetaan pukuhuoneiden ilmoitustauluille ja seuran www-sivuille talviuinti -osioon sihteerin saatua ne.
6. Palvelussa käytettävät tilat, rakenteet, välineet, reitit ja niiden huolto
- Rantasauna ja laituri ovat Iisalmen Pursiseura ry:n omistamia
- Lumityöt tehdään mahdollisimman aikaisin aamulla ja tarvittaessa päivän mittaan
- Lumilapio ja harja ovat saatavilla, uimarit voivat käydessään lämmitellä lumitöissä
7. Palvelun suurin mahdollinen turvallinen asiakasmäärä eri olosuhteissa sekä palveluun osallistuvien terveydentilaa, fyysistä kuntoa, kokemusta, kielitaitoa ja muita vastaavia seikkoja koskevat vaatimukset
- Käyttäjät saavat pukuhuoneen avaimen yhdyshenkilöltä Ulla Kääriäiseltä
- Avantouinnin ohjeistus kerrotaan uudelle käyttäjälle avaimen luovutuksen yhteydessä ja kehotetaan menemään toisen uimarin kanssa yhdessä
- Päihteiden käyttöä ei ole kielletty erillisillä kylteillä, koska kyseessä on Iisalmen Ladun toiminta eikä toiminnassamme käytettä päihteitä, tarvittaessa kielto lisätään
8. Palvelun vaikutuspiirissä olevien muiden kuin asiakkaiden turvallisuuden varmistamiseksi tarpeelliset toimenpiteet
- Talkoo- ja talviuintitoimikunta yhdessä ylläpitävät
- Avanto on kierretty lippusiimalla heti jäiden kestäessä riittävän kaukaa
9. Miten erilaiset onnettomuus-, vaara- ja vahinkotilanteet kirjataan ja miten näin kerättyä tietoa käytetään hyväksi turvallisuustoiminnan kehittämisessä
- Vahinkotilanteista pyydetään ilmoittamaan heti avantouintitoimikunnan yhdyshenkilölle. Hän kirjaa kaikki vahingot tiedon saatuaan seuran turvallisuuspoikkeamiin tilastointia ja seurantaa varten
- Korjaavat toimenpiteet tehdään välittömästi
10. Menettely kuluttajaturvallisuuslain 8 §:ssä säädetyn ilmoitusvelvollisuuden noudattamiseksi
- Vakavia onnettomuuksia ei ole sattunut
- Onnettomuudesta ilmoitetaan avantouintitoimikunnan toimesta seuran puheenjohtajalle ja turvallisuusviranomaiselle. Ne kirjataan seuran turvallisuuspoikkeamiin.
11. Miten turvallisuusasiakirjaan ja –suunnitelmaan sisältyvät tiedot saadaan palvelun tarjoamisessa mukana olevien tietoon
- Turvallisuusasiakirja päivitetään syyskauden alkaessa ja tallennetaan seuran www- sivuille Lajit/talviuinti -osioon sekä jaetaan talviuintitoimikunnalle ja laitetaan esille pukuhuoneisiin
- ohjeita avantouimareille on pukuhuoneissa ja seuran www-sivuilla talviuinti- osiossa